Prezenta politică a fost redactată în conformitate cu Regulamentul (EU) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea Datelor cu Caracter Personal şi libera circulaţie a acestora şi de abrogare a Directivei 95/46/EC şi a Orientărilor relevante adoptate de Grupul de Lucru 29 („GDPR”).
Cu ocazia redactării prezentei politici au fost avute în vedere și reglementările naționale în materia păstrării și arhivării documentelor, inclusiv dar fără a se limita la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și Ordinul nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor Metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 („Legile privind arhivarea”).
Prezenta politică de retenţie („Politica”) prevede regulile privind păstrarea documentelor ce conțin date cu caracter personal şi este aplicabilă Băneasa Development S.R.L. („Societatea”), în calitate de operator de date cu caracter personal.
“DPO” |
înseamnă responsabilul cu protecţia datelor cu caracter personal, mai exact persoana fizică sau juridică desemnată de către Societate ca urmare a îndeplinirii unei obligaţii instituite de legislaţia europeană privind protecţia datelor cu caracter personal. Rolul DPO-ului constă, în principal, în următoarele: (a) să informeze şi să consilieze Societatea şi angajaţii acesteia despre obligaţiile de conformare cu legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal, europeană şi naţională (b) să monitorizeze conformarea Societăţii cu legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal, europeană şi naţională, şi (c) să fie principalul punct de contact cu autoritatea de supraveghere şi cu persoanele fizice ale căror date sunt prelucrate. Detalii privind drepturile şi responsabilităţile DPO-ului sunt anexate mandatului de desemnare a DPO-ului acordat de către Societate. |
“Persoană Vizată” |
însemnă persoana identificată sau identificabilă ale cărei Date cu Caracter personal sunt procesate. Pentru scopul prezentei Politici, Persoanele Vizate pot fi angajaţii, clienţii Societăţii (vizitatorii şi/sau chiriaşii) şi/sau reprezentanţii prestatorilor de servicii, partenerilor comerciali sau orice alte persoane fizice ale căror date cu caracter personal pot fi procesate de Societate. |
“Legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal” |
înseamnă întreaga legislaţie aplicabilă în România, indiferent dacă reprezintă legislaţie primară (precum legislaţia naţională şi/sau GDPR) sau legislaţie secundară (precum Orientări ale Grupului de Lucru, actualmente Consiliul European privind Protecţia Datelor cu Caracter European – EDPB - sau orice alte decizii adoptate de Autoritatea de Supraveghere), aplicabile procesărilor de Date cu caracter personal. |
“Date cu caracter personal” |
înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificabilă sau identificată, informaţii care sunt protejate de Legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal. Pentru scopul prezentei Politici, Datele cu caracter personal includ date cu caracter personal privind numele şi prenumele, adresă, e-mail, codul numeric personal etc. |
Nr. crt. |
Persoane vizate |
Perioada de păstrare |
Calculat de la data de |
Baza legală |
Categorii de documente |
1. |
Angajați |
5 ani |
|
|
10. Ordine de deplasare (delegație); 11. Ordin deplasare (delegare) în străinătate (transport internațional); 12. Decont de cheltuieli (pentru călătoriile externe); 13. Decontul de cheltuieli valutare (transportul internațional); 14. Notă de debitare/creditare; 15. Fișă de cont pentru operațiuni diverse; 16. Fișă de cont pentru diverse operațiuni (în valută străină și în lei); 17. Decizie de imputare; 18. Angajament de plată. |
2. |
|
70 ani |
|
|
|
3. |
Clienți / furnizori |
10 ani |
|
|
Înregistrările și alte documente financiare și contabile |
4. |
|
Nu mai mult de 5 ani
|
|
|
|
5. |
Asociaţi |
|
Art. 177 |
Înregistrările privind organizarea și funcționarea Societăţii |
|
6. |
Orice persoană care face o plângere |
3 ani (cu excepția situațiilor în care este formulată cerere în instanță, situație în care vor fi păstrate conform Nomenclatorului arhivistic) |
Data primirii plângerii |
Codul civil |
Toate documentele care pot fi păstrate de Societate pentru a se apăra împotriva unei posibile acțiuni în instanță |
7. |
Orice persoană a cărei imagine este prelucrată cu ocazia campaniilor de responsabilitate socială, campaniilor de imagine sau a celor de produs inițiate de Societate/ Angajați * |
3 (trei) |
De la data încheierii campaniei/De la data publicării interne a imaginii angajaților |
Interes legitim sau consimțământul persoanei vizate, conform GDPR |
Imagini foto/video ale persoanelor vizate, cu excepția cazului în care se solicită ștergerea de către persoana vizată |
8. |
Orice persoană a cărei imagine /număr înmatriculare maşină este prelucrată prin mijloacele de supraveghere video (CCTV) ale Operatorului |
20 (două zeci) de zile |
De la data înregistrării video |
Art. 15 alin. (1) din Anexa nr. 1 din Normele metodologice la Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, aprobate prin Hotărârea de Guvern nr. 301/2012 |
Înregistrări video ale persoanelor vizate sau numere de înmatriculare ale maşinilor persoanelor vizate care frecventează centrul comercial / parcarea |
9. |
Orice persoană a cărei imagine /număr înmatriculare maşină este prelucrată prin mijloacele de supraveghere video (CCTV) ale Operatorului |
aprox. 3 ani (până la finalizarea procesului / investigaţiei / anchetei etc., dar nu mai târziu de 3 ani) |
De la data înregistrării video |
Art. 58 lit. k) din Legea 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor |
Înregistrări video ale persoanelor vizate sau numere de înmatriculare ale maşinilor persoanelor vizate care frecventează centrul comercial / parcarea – acele situaţii excepţionale în care datele prelucrate prin sistemul de supraveghere video cu circuit închis (CCTV) al Operatorului sunt solicitate de către autorităţile/instituţiile/organele publice competente, situaţii care necesită un termen de stocare a datelor cu caracter personal pentru o perioadă mai mare celor 20 zile prevăzute la pctul. 8 de mai sus. |
*pentru invitaţi: (a) dacă sunt copii este nevoie de consimţământul părintelui pentru fotografii/video (plus consimţământul copiilor mai mari de 14 ani, vârsta la care aceştia dobândesc capacitate limitată de exerciţiu, dat individual sau prin părinţi), (b) dacă sunt persoane cu capacitate deplină de exerciţiu, se va face distincţie în funcţie de filmare / fotografie – i. dacă este individuală, explicită, tip profil, temeiul juridic al prelucrării este consimţământul persoanei vizate (în acest sens, persoana respectivă va fi întrebată de către fotograf / cameraman în momentul fotografierii / filmării); ii. dacă sunt fotografii / înregistrări de grup, care vizează evenimentul şi nu persoane anume, temeiul juridic este reprezentat de interesul legitim al operatorului.
*pentru angajaţi: temeiul juridic este reprezentat de consimţământul persoanei (prin informarea pe e-mail însoţită de participarea la eveniment) sau de interesul legitim al angajatorului, conform Notei de informare.
Nr. crt. |
Termen |
Categorii de documente |
1. |
30 de ani |
|
2. |
50 de ani |
Documente tehnice |
3. |
100 de ani |
Actele de stare civilă |
Nr. crt. |
Termen |
Calculat de la data de |
Categorii de documente |
1. |
6 ani |
De la fiecare întocmire |
|
2. |
3 ani |
De la încheierea fiecărei evaluări |
Evaluările impactului asupra protecției Datelor cu caracter personal (DPIA) |
3. |
3 ani |
De la încetarea contractului |
Evaluările împuterniciților |
4. |
3 ani |
Primirea solicitării/plângerii |
1. Solicitările Persoanelor vizate 2. Plângerile Persoanelor vizate |
5. |
3 ani |
Comunicarea răspunsului Persoanei vizate |
1. Răspunsurile la solicitările Persoanelor vizate 2. Răspunsurile la plângerile Persoanelor vizate |
6. |
3 ani |
Data ultimei Prelucrări în temeiul informării privind protecția datelor cu caracter personal |
Informări privind protecția datelor cu caracter personal |
7. |
3 ani |
Data ultimei Prelucrări în temeiul consimțământului |
Formularele de consimțământ |
8. |
3 ani |
De la data încetării Prelucrării efectuate în baza evaluării |
Evaluările interesului legitim (LIA) |
9. |
3 ani |
De la data incidentului sau de la data luării la cunoștință de la incident |
1. Documentele aferente incidentelor privind Datele cu caracter personal 2. Notificările privind incidentele privind Datele cu caracter personal |
10. |
3 ani |
De la data ieșirii din vigoare |
Politicile și procedurile de protecție a Datelor cu caracter personal |
BĂNEASA DEVELOPMENTS S.R.L.