HomeData Retention Policy

Data Retention Policy

Prezenta politică a fost redactată în conformitate cu Regulamentul (EU) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea Datelor cu Caracter Personal şi libera circulaţie a acestora şi de abrogare a Directivei 95/46/EC şi a Orientărilor relevante adoptate de Grupul de Lucru 29 („GDPR”).

Cu ocazia redactării prezentei politici au fost avute în vedere și reglementările naționale în materia păstrării și arhivării documentelor, inclusiv dar fără a se limita la Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, și Ordinul nr. 137/2013 pentru aprobarea Normelor Metodologice privind aplicarea unor dispoziții ale Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 („Legile privind arhivarea”).

Prezenta politică de retenţie („Politica”) prevede regulile privind păstrarea documentelor ce conțin date cu caracter personal şi este aplicabilă Băneasa Development S.R.L. („Societatea”), în calitate de operator de date cu caracter personal.

1. Scop

Scopul prezentei Politici este de a stabili acțiunile care trebuie întreprinse, precum și conduita care trebuie adoptată de Societate în vederea:
asigurării respectării legislației specifice atât în materia protecției datelor cu caracter personal, cât și în materia păstrării și arhivării documentelor intrate, întocmite și/sau ieșite din Societate;
stabilirii modului de organizare internă a activităților de păstrare și arhivare a documentelor ce conțin date cu caracter personal.

2. Domeniu

Prezenta Politică se aplică tuturor angajaților Societăţii și vizează toate documentele intrate, întocmite şi/sau ieșite din Societate ce cuprind date cu caracter personal.
Prezenta Politică se aplică tuturor documentelor utilizate în activitatea curentă a Societăţii, în format pe hârtie sau electronic.
Documentele utilizate în activitatea curentă vor fi verificate periodic prin raportare la prevederile prezentei Politici.

3. Terminologie

În cadrul prezentei Politici, termenii utilizaţi vor avea următorul înţeles:

“DPO”

înseamnă responsabilul cu protecţia datelor cu caracter personal, mai exact persoana fizică sau juridică desemnată de către Societate ca urmare a îndeplinirii unei obligaţii instituite de legislaţia europeană privind protecţia datelor cu caracter personal. Rolul DPO-ului constă, în principal, în următoarele: (a) să informeze şi să consilieze Societatea şi angajaţii acesteia despre obligaţiile de conformare cu legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal, europeană şi naţională (b) să monitorizeze conformarea Societăţii cu legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal, europeană şi naţională, şi (c) să fie principalul punct de contact cu autoritatea de supraveghere şi cu persoanele fizice ale căror date sunt prelucrate. Detalii privind drepturile şi responsabilităţile DPO-ului sunt anexate mandatului de desemnare a DPO-ului acordat de către Societate.

“Persoană Vizată”

însemnă persoana identificată sau identificabilă ale cărei Date cu Caracter personal sunt procesate. Pentru scopul prezentei Politici, Persoanele Vizate pot fi angajaţii, clienţii Societăţii (vizitatorii şi/sau chiriaşii) şi/sau reprezentanţii prestatorilor de servicii, partenerilor comerciali sau orice alte persoane fizice ale căror date cu caracter personal pot fi procesate de Societate.

“Legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal”

înseamnă întreaga legislaţie aplicabilă în România, indiferent dacă reprezintă legislaţie primară (precum legislaţia naţională şi/sau GDPR) sau legislaţie secundară (precum Orientări ale Grupului de Lucru, actualmente Consiliul European privind Protecţia Datelor cu Caracter European – EDPB - sau orice alte decizii adoptate de Autoritatea de Supraveghere), aplicabile procesărilor de Date cu caracter personal.

“Date cu caracter personal”

înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificabilă sau identificată, informaţii care sunt protejate de Legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal. Pentru scopul prezentei Politici, Datele cu caracter personal includ date cu caracter personal privind numele şi prenumele, adresă, e-mail, codul numeric personal etc.

Reguli generale privind păstrarea documentelor

Indiferent de suport, documentele utilizate de Societate în activitatea curentă sau pentru asigurarea organizării și funcționării sale vor fi păstrate (intern sau extern, pe suport de hârtie sau electronic), în condiții corespunzătoare, cu respectarea termenelor indicate în cele ce urmează:

Persoane vizate:

Angajați

Perioada de păstrare:

5 ani

Calculat de la data de:

Data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite

Baza legală:

Art. 5 din Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiare și contabile și pct. 39 din Anexa nr. 1

HG nr. 905/2017

Categorii de documente:

Nota de recepție și constatare de diferențe;
Bon predare, transfer, restituire;
Bon de consum;
Dispoziție de livrare;
Fișă de magazie;
Listă de inventariere;
Chitanța (chitanța pentru tranzacțiile în valută);
Dispoziție de plată/încasare către casier;
Borderou de achiziție ;
Ordine de deplasare (delegație);
Ordin deplasare (delegare) în străinătate (transport internațional);
Decont de cheltuieli (pentru călătoriile externe);
Decontul de cheltuieli valutare (transportul internațional);
Notă de debitare/creditare;
Fișă de cont pentru operațiuni diverse;
Fișă de cont pentru diverse operațiuni (în valută străină și în lei);
Decizie de imputare;
Angajament de plată.

Persoane vizate:

Foști angajați / angajați

Perioada de păstrare:

70 ani

Calculat de la data de:

Data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite

Baza legală:

Pct. 38 din Anexa nr. 1 la Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiare și contabile și art. 168 din Codul Muncii.

HG nr. 905/2017

Categorii de documente:

Statul salarial și alte documente justificative care aparțin dosarului personal al angajatului.

Persoane vizate:

Clienți / furnizori

Perioada de păstrare:

10 ani

Calculat de la data de:

Data încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite

Baza legală:

Pct. 38 din Anexa nr. 1 la Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiare și contabile

Categorii de documente:

Înregistrările și alte documente financiare și contabile

Persoane vizate:

Furnizori / vânzători de bunuri cu o durată de viață care depășește 5 ani

Perioada de păstrare:

Nu mai mult de 5 ani

Pentru perioada de viață utilă

Baza legală:

Pct. 40 din Anexa nr. 1 la Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiare și contabile

Categorii de documente:

Documente financiare și contabile care atestă proveniența activelor cu o durată de viață mai mare de 5 ani.

Persoane vizate:

Asociaţi

Perioada de păstrare:

Nu este prevăzută în lege; permanent

Baza legală:

Art. 177 din Legea societăților nr. 31/1990

Categorii de documente:

Înregistrările privind organizarea și funcționarea Societăţii

Persoane vizate:

Orice persoană care face o plângere

Perioada de păstrare:

3 ani (cu excepția situațiilor în care este formulată cerere în instanță, situație în care vor fi păstrate conform Nomenclatorului arhivistic)

Calculat de la data de:

Data primirii plângerii

Baza legală:

Codul civil

Categorii de documente:

Toate documentele care pot fi păstrate de Societate pentru a se apăra împotriva unei posibile acțiuni în instanță

Persoane vizate:

Orice persoană a cărei imagine este prelucrată cu ocazia campaniilor de responsabilitate socială, campaniilor de imagine sau a celor de produs inițiate de Societate/ Angajați*

Perioada de păstrare:

3 (trei)

Calculat de la data de:

De la data încheierii campaniei/De la data publicării interne a imaginii angajaților

Baza legală:

Interes legitim sau consimțământul persoanei vizate, conform GDPR

Categorii de documente:

Imagini foto/video ale persoanelor vizate, cu excepția cazului în care se solicită ștergerea de către persoana vizată

Persoane vizate:

Orice persoană a cărei imagine /număr înmatriculare maşină este prelucrată prin mijloacele de supraveghere video (CCTV) ale Operatorului

Perioada de păstrare:

20 (două zeci) de zile

Calculat de la data de:

De la data înregistrării video

Baza legală:

Art. 15 alin. (1) din Anexa nr. 1 din Normele metodologice la Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor, aprobate prin Hotărârea de Guvern nr. 301/2012

Categorii de documente:

Înregistrări video ale persoanelor vizate sau numere de înmatriculare ale maşinilor persoanelor vizate care frecventează centrul comercial / parcarea

Persoane vizate:

Orice persoană a cărei imagine /număr înmatriculare maşină este prelucrată prin mijloacele de supraveghere video (CCTV) ale Operatorului

Perioada de păstrare:

aprox. 3 ani (până la finalizarea procesului / investigaţiei / anchetei etc., dar nu mai târziu de 3 ani)

Calculat de la data de:

De la data înregistrării video

Baza legală:

Art. 58 lit. k) din Legea 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecţia persoanelor

Categorii de documente:

Înregistrări video ale persoanelor vizate sau numere de înmatriculare ale maşinilor persoanelor vizate care frecventează centrul comercial / parcarea – acele situaţii excepţionale în care datele prelucrate prin sistemul de supraveghere video cu circuit închis (CCTV) al Operatorului sunt solicitate de către autorităţile/instituţiile/organele publice competente, situaţii care necesită un termen de stocare a datelor cu caracter personal pentru o perioadă mai mare celor 20 zile prevăzute la pctul. H de mai sus.

__________________________________________________

*pentru invitaţi: (a) dacă sunt copii este nevoie de consimţământul părintelui pentru fotografii/video (plus consimţământul copiilor mai mari de 14 ani, vârsta la care aceştia dobândesc capacitate limitată de exerciţiu, dat individual sau prin părinţi), (b) dacă sunt persoane cu capacitate deplină de exerciţiu, se va face distincţie în funcţie de filmare / fotografie – i. dacă este individuală, explicită, tip profil, temeiul juridic al prelucrării este consimţământul persoanei vizate (în acest sens, persoana respectivă va fi întrebată de către fotograf / cameraman în momentul fotografierii / filmării); ii. dacă sunt fotografii / înregistrări de grup, care vizează evenimentul şi nu persoane anume, temeiul juridic este reprezentat de interesul legitim al operatorului.

*pentru angajaţi: temeiul juridic este reprezentat de consimţământul persoanei (prin informarea pe e-mail însoţită de participarea la eveniment) sau de interesul legitim al angajatorului, conform Notei de informare.

__________________________________________________

În cazul în care documentele nu mai sunt utilizate în activitatea curentă, angajații fiecărui departament sunt obligați să le predea responsabilului cu arhivarea din cadrul Societăţii, respectiv furnizorului de servicii de arhivare contractat, cu respectarea prevederilor Legilor privind arhivarea. La expirarea perioadei de păstrare (stabilită conform celor de mai sus) documentele vor fi supuse evaluării unei comisii de selecționare numite de reprezentantul legal al Societăţii. Această comisie va întocmi un proces verbal privind valoarea istorică a documentelor analizate. Procesul verbal, însoțit de inventarul documentelor analizate, va fi trimis spre aprobare serviciului județean competent al Arhivelor Naționale. În situația în care procesul-verbal întocmit cu ocazia evaluării atestă lipsa valorii istorice a documentelor analizate, dar numai după aprobarea acestuia de către serviciul județean competent ale Arhivelor Naționale, documentele vor fi distruse de Societate.

În cazul în care procesul-verbal menționat la pct. 4.2. de mai sus stabilește că documentele evaluate au valoare istorică, Societatea le va păstra în continuare și le va depune la serviciul județean al Arhivelor Naționale, la expirarea următoarelor termene, calculate de la întocmire:

Termen:

30 de ani

Categorii de documente:

Documentele scrise

Termen:

50 de ani

Categorii de documente:

Documente tehnice

Termen:

100 de ani

Categorii de documente:

Actele de stare civilă

__________________________________________________

Corespondența electronică va fi păstrată de angajații Societăţii cu respectarea următoarelor principii:
documentele primite sau transmise prin corespondență electronică vor fi păstrate cu respectarea prezentei Politici și/sau a Procedurii privind utilizarea calculatoarelor, după caz;
perioada de păstrare a corespondenței electronice va fie egală cu perioada necesară aducerii la îndeplinire a scopurilor stabilite prin Registrul de evidența a prelucrărilor și, după caz, cu perioada stabilită conform prevederilor legale aplicabile, cu respectarea termenelor de prescripție prevăzute de legislația civilă sau penală, a prezentei Politici;
fără a aduce atingere celor de mai sus și fără ca lista de mai jos să constituie o enumerare exhaustivă, corespondența electronică va fi păstrată, după cum urmează:

1. corespondența purtată cu potențialii clienți și/sau furnizori în perioada de ofertare va fi arhivată electronic pentru o perioadă de 3 (trei) ani calculată de la data ultimei comunicări dintre părți;
2. corespondența purtată cu clienții și/sau furnizorii Societăţii va fi păstrată pe toata durata relației contractuale; la încetarea relației contractuale, corespondența electronică va fi arhivată electronic pentru o perioadă de 3 (trei) ani calculată de la data încetării (cu excepția cazului în care este formulată cerere în instanță, situație în care vor fi păstrate conform Nomenclatorului arhivistic);
3. corespondența purtată cu potențialii candidați la poziții vacante în cadrul Băneasa va fi păstrată pe durata procesului de recrutare și ulterior, va fi arhivată electronic pentru o perioadă de 3 (trei) ani calculată de la data comunicării deciziei luate în urma procesului de recrutare;
4. corespondența purtată cu autoritățile publice va fi arhivată electronic pentru o perioadă de 5 (cinci) ani calculată de la data ultimei comunicări dintre părți.

La expirarea perioadei de păstrare stabilite conform principiilor de la punctul 4.4. de mai sus, angajații Societăţii vor șterge corespondența electronică.

Reguli speciale privind păstrarea documentelor întocmite în temeiul Legislației privind protecția datelor

Documentele întocmite de Societate în temeiul Legislației privind protecția datelor vor fi păstrate cu respectarea următoarelor termene:

Termen:

6 ani

Calculat de la data de:

De la fiecare întocmire

Categorii de documente:

Registrul evidenţă a prelucrărilor de date cu caracter personal

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

De la încheierea fiecărei evaluări

Categorii de documente:

Evaluările impactului asupra protecției Datelor cu caracter personal (DPIA)

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

De la încetarea contractului

Categorii de documente:

Evaluările împuterniciților

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

Primirea solicitării/plângerii

Categorii de documente:

1. Solicitările Persoanelor vizate

2. Plângerile Persoanelor vizate

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

Comunicarea răspunsului Persoanei vizate

Categorii de documente:

1. Răspunsurile la solicitările Persoanelor vizate

2. Răspunsurile la plângerile Persoanelor vizate

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

Data ultimei Prelucrări în temeiul informării privind protecția datelor cu caracter personal

Categorii de documente:

Informări privind protecția datelor cu caracter personal

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

Data ultimei Prelucrări în temeiul consimțământului

Categorii de documente:

Formularele de consimțământ

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

De la data încetării Prelucrării efectuate în baza evaluării

Categorii de documente:

Evaluările interesului legitim (LIA)

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

De la data incidentului sau de la data luării la cunoștință de la incident

Categorii de documente:

1. Documentele aferente incidentelor privind Datele cu caracter personal

2. Notificările privind incidentele privind Datele cu caracter personal

10.

Termen:

3 ani

Calculat de la data de:

De la data ieșirii din vigoare

Categorii de documente:

Politicile și procedurile de protecție a Datelor cu caracter personal

__________________________________________________

Alte dispoziții

Documentele care conțin Date cu caracter personal vor fi păstrate în format electronic, în măsura în care acest lucru este posibil, conform prevederilor legale aplicabile. Categoriile speciale de date cu caracter personal vor fi păstrate în format criptat în măsura în care prelucrarea este autorizată de Legislația privind protecția datelor. Păstrarea documentelor care conțin Date cu caracter personal se va face cu respectarea termenelor și prevederilor prezentei Politici.

BĂNEASA DEVELOPMENTS S.R.L.